Kategori af oplysninger - ansat

Orientering om behandling af personoplysninger

Formålet med og det retlige grundlag for behandling af personoplysninger om dig

Som led i indgåelse og den løbende administration af dit ansættelsesforhold indsamler og behandler Rødkilde Gymnasium personoplysninger om dig, if. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen og § 12 i databeskyttelsesloven.

Vi tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig, som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger om dig, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger om dig, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til lovgivningen og kollektive overenskomster om fx løn og personaleadministration. Hvis anden lovgivning pålægger os en retlig forpligtelse, der gør det nødvendigt for os at indsamle og behandle visse personoplysninger om vores medarbejdere, gør vi også det, fx med henblik på statistiske indberetninger til ministeriet. Og endelig behandler vi personoplysninger om dig, hvis det er nødvendigt af andre lovlige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, administration af personalegoder, mv.

De personoplysninger om dig, som vi behandler, er:

De oplysninger du selv har givet os i din ansøgning inkl. eksamensbeviser og cv.
Stamoplysninger, som fx navn, CPR-nummer, adresse og telefonnummer
Dit foto
Oplysninger om din uddannelse, overenskomstmæssigt tilhørsforhold, udtalelser, tidligere beskæftigelse
Oplysninger om nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider, opgavevaretagelse, udleverede arbejdsredskaber, andre tjenstlige forhold
Oplysninger om løn, skat, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og kontonummer, hvortil din løn skal anvises, ferie, omsorgsdage (herunder CPR-numre på børn under 8 år)
Evt, kopi af pas, kørekort, mv., hvis udførelsen af dit hverv kræver dette
Oplysninger om sygefravær, positive coronatests, andet fravær fra arbejdet, evt. bibeskæftigelse eller borgerligt ombud
Oplysninger om adgang til og trafik i de it-systemer, du som medarbejder er brugeroprettet i, idet vi med henblik på systemsupport og –vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og -adfærd i skolens it-systemer
Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig, fx som led din ansættelse, eller hvis du har (eller får) væsentlige helbredsproblematikker, hvis der opstår tjenstlige sager eller i forbindelse med fratrædelse.

Disse personoplysninger kan være:

Oplysninger om strafbare forhold eller væsentlige sociale problemer
Oplysninger om helbredsdiagnoser, fx hvis du selv afgiver helbredsoplysninger, hvis du er omfattet af en ordning i henhold til servicelovens § 56, eller hvis du er ansat på flexjob
Klager over din opgavevaretagelse
Begrundelsen for afskedigelse eller bortvisning

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, ifm. offentliggørelse af fx foto eller video af dig på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer.

Indsamling af personoplysninger om dig fra andre:

Med henblik på skatteberegning og -indberetning indhenter vi dine skatteoplysninger fra din kommune, ligesom oplysninger om bopæl, navn og Nem-konto løbende opdateres automatisk i skolens lønsystem.

Videregivelse

Vi videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivning eller overenskomst, og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som arbejdsgiver eller med henblik på varetagelse af vores kerneopgaver.

Modtagere af dine oplysninger kan da være Moderniseringsstyrelsen, SKAT, ATP, Feriekonto, pensionskasser, banker og forsikringsselskaber, fagforeninger, tillidsrepræsentanten, kommunen (i tilfælde af dagpengerefusion), barsels- og fleksfonden, Undervisningsministeriet samt Arbejdsskadestyrelsen i tilfælde af arbejdsskade.

Dine rettigheder

Retten til at få orientering om behandling af dine personoplysninger:

Du har ret til at få oplyst, at vi behandler personoplysninger om dig og hvorfor, jf. artikel 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen.

Nærværende orientering fortæller mere om hvorfor, hvordan og hvor længe, vi behandler dine personoplysninger og du får oplysninger om dine rettigheder i forhold til bl.a. indsigt i, hvilke personoplysninger vi har om dig.

Retten til indsigt:

Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne om dig, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra dig), hvem vi evt. videregiver dine personoplysninger til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører dine personoplysninger til tredjelande, if. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Indsigten gives ved, at du får udleveret en kopi af oplysningerne.

Din ret til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om tredjemands oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse:

Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at dine interesser i ikke at få behandlet dine personoplysninger, går forud for Rødkilde Gymnasium’s legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, Jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning:

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Rødkilde Gymnasium’s behov for at kunne dokumentere vores administration af dine løn-og ansættelsesforhold i henhold til offentligretlige regler, overenskomster, bogføringsloven og de almindelige forældelsesregler.

Vi sletter derfor oplysningerne på din personalesag, når der er forløbet 5 år fra udgangen af det kalenderår, hvor du er fratrådt. Herefter vil du ikke kunne få udleveret oplysninger om dine løn- og ansættelsesforhold, meritter eller cv fra os, med mindre du skriftligt giver skolen ret til at opbevare disse oplysninger efter dette tidspunkt.

Hvis du har været ansat som chef eller er født den 1. i måneden, sletter vi dog ikke din personalesag, da vi har pligt til at aflevere den til Statens Arkiver.

Formalia
Rødkilde Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, som er beskrevet ovenfor, kan du kontakte vores rektor.

Klageadgang

Du kan klage over Rødkilde Gymnasium’s behandling af dine personoplysninger til

Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Din adgang til personoplysninger om skolens medarbejdere og elever som led i din ansættelse på Rødkilde Gymnasium.

Som led i din ansættelse vil du på skrift og i tale, få adgang og kendskab til personoplysninger om vores elever, deres forældre og dine kollegaer.

Sådanne oplysninger, som du er kommet i besiddelse af i forbindelse med varetagelsen af din funktion som personaleleder, studievejleder, klasselærer, læsevejleder, sekretær eller anden jobfunktion, er at betragte som fortrolige og må kun udveksles med kolleger på arbejdspladsen eller offentlige myndigheder – og kun hvis det nødvendigt for udførelsen af din jobfunktion.

Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (Eu) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

LOV nr 502 af 23/05/2018)